Tras dos años del inicio de la pandemia hemos visto muchos hábitos cambiar radicalmente. Por ejemplo, el uso de tecnología para actividades como el pago de bienes/servicios, comercio electrónico, etc. ha crecido exponencialmente. Sin embargo, por qué tu empresa sigue asignando tareas y controlando su avance con hojas pre-impresas y reprocesos? Es hora de pasar del papel a lo digital!
1. PRIMEROS PASOS
Antes de iniciar ten en cuenta la actividad que más tiempo te toma operativamente y que usa muchos recursos físicos. Algunas de las actividades más habituales suelen ser:
- Rutas de entrega de mercadería
- Visitas a clientes y/o toma de pedidos
- Auditoría de obras civiles o de mantenimiento
- Gestión de ordenes de trabajo/instalación/mantenimientos
En cada una de ellas encontrarás 3 pasos claves a digitalizar:
- Asignación de tareas
- Realización de la actividad y levantamiento de datos
- Reporte de datos para los siguientes pasos
2. DIAGRAMA TU FORMULARIO DIGITAL
Ya tienes la actividad con la que deseas empezar. Es momento de crear un formulario que permita no solo recolectar los datos que actualmente manejas, sino que te permitan ir a lo digital y analizar esos datos. Ten en mente:
- ¿Cómo puedo medir el rendimiento de la actividad? Ej. Tiempo, Cantidad de actividades planificadas vs realizadas.
- ¿Qué criterio necesito para filtrar mis datos? Ej. Zona, Grupo de Clientes, Vendedor, Tipo de Actividad.
- ¿Necesito una constancia de mi cliente? Ej. Firma digital, comentarios adicionales, geolocalización.
Una vez que tenemos un modelo de formulario es momento avanzar.
3. DEL PAPEL A LO DIGITAL
Ahora debemos llevar nuestro formulario al mundo digital y debemos tener muy claro la plataforma que más nos conviene para hacerlo. En este análisis te recomiendo que incluyas estas preguntas:
- ¿Cuántos colaboradores deben usar la plataforma operativamente y cuántos de manera administrativa?
- ¿Es vital para mi tener un control en tiempo real de la ubicación de mi equipo?
- ¿Los lugares que visita mi equipo están en un rango de cobertura celular o debo pensar en algo off-line?
- ¿Hay necesidad de interconectar los datos recolectados a otra plataforma empresarial?
En base a estas respuestas puedes optar por soluciones gratuitas como Google Forms. Sin embargo, si deseas una plataforma que incluya un proceso completo para tus actividades te propongo DatoBox que no solo digitaliza la información sino que la enriquece con fotos, firmas digitales, manejo offline y permite exportar la información para ser procesada por otra plataforma empresarial