No es un secreto que dos de los problemas más grandes que enfrentan empresas con equipos multidisciplinarios son la asignación y el seguimiento efectivo de actividades.
Algunos ejemplos por industrias pueden ser:
- Para empresas 100% comerciales, el conocer cuántas visitas han realizado los equipos de venta y qué novedades encontraron siempre es un reto, o
- En empresas de mantenimiento, es vital asignar los lugares a dónde se deben movilizar las cuadrillas. Así mismo, registrar los materiales utilizados o incluso fotografiar el estado inicial y final de sus trabajos.
Es por esto que te proponemos los siguientes 3 pasos para el seguimiento y cumplimiento efectivo de actividades en tu empresa.
Categorizar Actividades y al Personal
Puede sonar obvio que para hacer un seguimiento de actividades se debe categorizar las tareas que realizamos y, por consiguiente, los equipos que lo hacen. Sin embargo, más del 60% de las empresas no tienen organizadas las tareas con lo que es imposible generar indicadores que evalúen un rendimiento efectivo.
Estandarización
El ADN de la empresa se expresa en el nivel de detalle con el que realiza sus tareas. Sin embargo, factores como: rotación de personal, falta de capacitación, situaciones personales, etc. pueden generar problemas. Por ejemplo, la manera en que un equipo reporta una actividad puede no ser la misma que la que usa otro equipo. Es por esto, que el uso de plantillas de registro estándares proveen los siguientes beneficios:
- Información más clara
- Datos completos con respecto a las necesidades de la empresa.
- Tabulación de datos rápida y eficiente.
Evitar Reproceso de Datos
Hemos logrado que tanto actividades y equipos de trabajo estén categorizados. Así mismo, logramos que la manera en que levantamos los datos sea estándar y que su tabulación sea eficiente. Sin embargo, si debemos entregar estos datos a un departamento para que los almacene, es muy probable que existan errores. Y, más aún, el tiempo del reproceso es innecesario. Es por esto que la tecnología puede asistir en este último paso para que la información fluya lo más rápido posible para generar los indicadores.
Existen muchas opciones para lograr digitalizar la toma de información como formularios de prestadores de correo gratuitos o desarrollos más complejos.
No obstante, como vimos en el punto 2, cada manera de estandarizar la información es única. Necesitaremos entonces una herramienta que tenga la flexibilidad para gestionar formularios dinámicos. Y, al mismo tiempo, que traslade la información desde oficinas centrales desde y hacia los equipos de trabajo.
DatoBox es nuestra solución que apoya la gestión de actividades junto al enriquecimiento de información con geolocalización y registros fotográficos con o sin necesidad de internet.